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JOB VACANCY

HR OPERATIONS SPECIALIST (12 month contract) / SPÉCIALISTE DES OPÉRATIONS DES RH (Contrat de 12 mois)

Fund & Fiduciary Services / Services de fonds et fiduciaires

OVERVIEW/APERÇU

Position: HR Operations Specialist – 12 months contract
Location: Montreal

The Maples Group is a standard bearer in financial and legal services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms and international corporations. 

Our distinction flows from our carefully curated team: 2,000+ professionals characterised by tenacity, ethics and exacting excellence.  We hire smart and sharpen smarter, arming talent with best-in-class resources and skills.  With 18 locations across the Americas, Asia, Europe and the Middle East, our international presence offers a unique springboard for career development and cross-cultural immersion.  Our side-by-side financial and legal services are similarly ripe for interdisciplinary learning and growth.  

The Maples Group looks to add a Montreal based HR Operations Specialist to our team and invites eager and qualified candidates to apply.  We are committed to diversity, inclusion and equality of opportunity as we attract, retain and develop world-class talent. 

Who We Seek

Our merit-based culture suits professionals in pursuit of boundless careers and lives. Beyond their acumen, team members are collaborative and conscientious, bringing a healthy sense of drive and purpose to each interaction and to all aspects of their work. 

About the Role

The HR Operations Specialist reports to HRBP and supports HR Team for all North American offices. Its tactical responsibilities feed one larger objective: to ensure the proper and timely delivery of all HR Operations functions from onboarding to off-boarding following all internal and local country regulations and continuously improving HR related processes. Primary responsibilities include:  

  • Creating a pleasant working environment through employee engagement activities, committees and communication and act as point of contact to local employees;
  • Responsible for carrying out monthly HR induction, Recognition Program and Onboarding Survey
  • Manage COVID-19 health & safety process in place 
  • Preparing local reports for HRBP’s and leadership meetings;
  • Submission of forms/reports to local authorities/external parties;
  • Handling administration of local HR programmes (logistics/liaising with employees);
  • Drafting of disciplinary and other letters/documents;
  • Assist with the exit of local employees, sending the exit information to the EMC (swipe pass/liaise on queries/exit interviews (non-managerial positions);
  • Liaise with other departments to resolve HR related issues.

Poste: Spécialiste des opérations des RH – Contrat de 12 mois
Emplacement: Montréal, Canada

Le Groupe Maples est un porte-étendard des services financiers et juridiques auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importantes au monde.

Notre distinction est établie grâce à notre équipe soigneusement formée : plus de 2 000 professionnels qui font preuve de ténacité, d’éthique et d’excellence. Nous recrutons des personnes intelligentes et perfectionnons leurs talents, en fournissant les meilleures ressources et en développant leurs compétences. Répartie dans 18 emplacements en Amérique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, notre présence internationale offre un tremplin unique pour le développement de carrière et l’immersion interculturelle. Nos services financiers et juridiques sont également favorables à l’apprentissage et à la croissance interdisciplinaires.

Le Groupe Maples cherche à ajouter un spécialiste des opérations des RH à son équipe à Montréal et invite les candidats enthousiastes et qualifiés à poser leur candidature. Nous nous engageons à favoriser la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en attirant, en maintenant en poste et en perfectionnant des talents de classe mondiale.

Candidats recherchés

Notre culture axée sur le mérite convient aux professionnels en quête d’une carrière et d’une vie sans limites. En plus de leur expertise, les membres de l’équipe sont coopératifs et consciencieux et ont une motivation et une intention équilibrées dans le cadre de chaque interaction et de tous les aspects de leur travail.

À propos du poste

Le spécialiste des opérations des RH relève du partenaire d’affaires en ressources humaines (PARH) et soutient l’équipe des RH pour tous les bureaux nord-américains. Ses responsabilités tactiques alimentent un objectif plus global : garantir la mise en œuvre adéquate et opportune de toutes les fonctions des opérations des RH, de l’intégration à la gestion des départs, en respectant toutes les réglementations internes et locales du pays et en améliorant continuellement les processus liés aux RH. Les principales responsabilités du candidat retenu seront les suivantes :  

  • créer un environnement de travail agréable au moyen d’activités, de comités et de communications de mobilisation des employés et servir de personne-ressource aux employés locaux;
  • mettre en œuvre le programme d’accueil des RH, le programme de reconnaissance ainsi que le sondage d’intégration mensuels;
  • gérer le processus de santé et de sécurité lié à la COVID-19 déjà en place;
  • préparer des rapports locaux pour les réunions du PARH et de la direction;
  • soumettre les formulaires et les rapports aux autorités locales et aux parties externes;
  • gérer les programmes locaux de ressources humaines (logistique et relations avec les employés);
  • rédiger des lettres et des documents disciplinaires et autres;
  • faciliter la gestion des départs des employés locaux en envoyant les informations de départ au Comité exécutif de gestion (carte magnétique/communication des demandes/entretiens de départ [pour le personnel non-cadre]);
  • assurer les relations avec d’autres services pour résoudre les problèmes liés aux ressources humaines.

EXPERIENCE/EXPÉRIENCE

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following: 

  • Self-starter and able to cope to a high learning curve;
  • Able to pleasantly engage with employees but still be firm in governing HR policies and guidelines;
  • Resourceful and able to propose resolutions for various problems and challenges in HR Operations;
  • Able to manage situations in ambiguous environments;
  • Must have a sense of urgency in resolving any issues raised;
  • Able to manage risk and know when to escalate;
  • Organized and able to follow through on all projects or tasks;
  • Be a team player;
  • Be at least a graduate of a four year business-related course;
  • Fluent bilingualism ; spoken & written
  • Have 5-6 years’ of HR Generalist experience handling most, if not all, HR areas.

Votre contribution

En plus d’une autonomie et des normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possède les compétences suivantes :

  • être autonome et en mesure de faire face à une courbe d’apprentissage élevée;
  • avoir la capacité d’aborder positivement les employés tout en demeurant ferme dans la gestion des politiques et des directives en matière de ressources humaines;
  • être débrouillard et en mesure de proposer des solutions à divers problèmes et défis liés aux opérations des RH;
  • être apte à gérer des situations dans des environnements ambigus;
  • avoir le sens de l’urgence pour résoudre tout enjeu soulevé;
  • être en mesure de gérer le risque et de savoir à quel moment soumettre ces enjeux à un autre palier d’intervention;
  • être organisé et en mesure d’assurer le suivi de tous les projets ou tâches;
  • avoir l’esprit d’équipe;
  • détenir un diplôme d’un programme de quatre ans minimum lié aux affaires;
  • être bilingue; parler et écrire couramment l’anglais et le français;
  • avoir de 5 à 6 ans d’expérience en tant que généraliste des ressources humaines dans la plupart, voire la totalité des domaines des ressources humaines.

 

ABOUT THE MAPLES GROUP/À PROPOS DU GROUPE MAPLES

Over five decades, the Maples Group has grown from modest beginnings into one of the world's preeminent professional services firms, offering specialised fiduciary, fund administration, regulatory and compliance, entity formation and management and legal services on the laws of the British Virgin Islands, the Cayman Islands, Ireland, Jersey and Luxembourg.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice for details on how we handle personal information relating to job applicants.

Depuis ses débuts modestes, le Groupe Maples est devenu, en cinq décennies, l’une des plus importantes entreprises de services professionnels au monde, offrant des services spécialisés de fiduciaire, d’administration de fonds, de réglementation et de conformité, de formation et de gestion des entités ainsi que des services juridiques sur les lois des îles Vierges britanniques, des îles Caïmans, de l’Irlande, de Jersey et du Luxembourg.

 

Clause de non-responsabilité: tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des candidats à un emploi à l’adresse maples.com/privacy pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons les renseignements personnels des candidats à un emploi.

#LI-DNI

 

LOCATION

2000 McGill College Avenue Suite 2050 Montreal, Quebec H3A 3H3 Canada

BENEFITS/AVANTAGES SOCIAUX ET RÉCOMPENSES

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

  • Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
  • Competitive vacation packages
  • Educational assistance and professional development programmes
  • Savings or pension plan
  • Life insurance
  • Travel insurance
  • Global mental wellness programme
  • Sports clubs and social events 

Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques. Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :

 

  • une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);
  • des offres de vacances compétitives;
  • des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;
  • un régime de retraite ou d’épargne;
  • une assurance vie;
  • une assurance voyage;
  • un programme global de bien-être mental;
  • des clubs sportifs et des activités sociales.

APPLICATION DEADLINE/DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURE

2 April 2021 / 2 avril 2021

 

Montreal's Top Employers 2021

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