{{ languageVal }}
  • English
 

JOB VACANCY

HR SHARED SERVICES POLICY SPECIALIST/SPÉCIALISTE DE LA POLITIQUE DES SERVICES PARTAGÉS DES RH

Fund & Fiduciary Services / Services de fonds et fiduciaires

OVERVIEW/APERÇU

Position: HR Shared Services Policy Specialist
Location: Montreal, Canada

The Maples Group is a standard bearer in financial and legal services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms and international corporations.

Our distinction flows from our carefully curated team: 2,000+ professionals characterised by tenacity, ethics and exacting excellence.  We hire smart and sharpen smarter, arming talent with best-in-class resources and skills.  With 18 locations across the Americas, Asia, Europe and the Middle East, our international presence offers a unique springboard for career development and cross-cultural immersion.  Our side-by-side financial and legal services are similarly ripe for interdisciplinary learning and growth.

The Maples Group looks to add a Montreal, Canada - based HR Shared Services Policy Specialist to our team and invites eager and qualified candidates to apply.  We are committed to diversity, inclusion and equality of opportunity as we attract, retain and develop world-class talent.

Who We Seek

Our merit-based culture suits professionals in pursuit of boundless careers and lives.  Beyond their acumen, team members are collaborative and conscientious, bringing a healthy sense of drive and purpose to each interaction and to all aspects of their work.

About the Role

The HR Shared Services Policy Specialist reports to the HR Shared Services Manager and is responsible for the review of Global Human Resource policies and guidelines, to ensure compliance with audit requirements and for providing strategic insight into the effectiveness of various HR strategies, programs, and processes. The successful candidate will also be responsible for maintaining process documentation and reviewing the HR data entry policy and procedures. He/she will be responsible for ensuring risk management on all HR processes and data handling. He/she will perform quality audits and represent HR in any audits related to HR processes and data.

Primary responsibilities include: 

  • Explain human resources policies, procedures, laws, and standards to new and existing employees
  • Handle all internal and external compliance audits
  • Identify opportunities to improve established practices
  • Writing and maintaining process documentation, step-by-step descriptions of how to execute a process from start to finish to preserve process knowledge, identify bottlenecks and obstacles, and help increase the productivity of the HRSS team
  • Provide ongoing guidance, feedback and coaching to the HRSS team as necessary
  • Assist in managing the current systems and tools being used in HR to manage policies and procedures and team workflows
  • Analyze data and identify trends on people matters
  • Identify opportunities for reduction of manual processes
  • Perform regular business process reviews and make ongoing suggestions
  • Work with HR process leads, subject matter experts and leadership to analyse HR performance, compliance and other people data insights, and come up with recommendations and actions to improve HR services
  • Such other functions or projects as may be determined from time to time by the HR leadership

Poste : Spécialiste de la politique des services partagés des RH
Emplacement : Montréal, Canada

Le Groupe Maples est un porte-étendard des services financiers et juridiques auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Notre distinction est établie grâce à notre équipe soigneusement formée : plus de 2 000 professionnels qui font preuve de ténacité, d’éthique et d’excellence. Nous recrutons des personnes intelligentes et perfectionnons leurs talents en fournissant les meilleures ressources et en développant leurs compétences. Répartie dans 18 emplacements en Amérique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, notre présence internationale offre un tremplin unique pour le développement de carrière et l’immersion interculturelle. Nos services financiers et juridiques sont également favorables à l’apprentissage et à la croissance interdisciplinaires.

Le Groupe Maples cherche à ajouter un spécialiste de la politique des services partagés des RH à son équipe à Montréal et invite les candidats enthousiastes et qualifiés à poser leur candidature. Nous nous engageons à favoriser la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en attirant, en maintenant en poste et en perfectionnant des talents de classe mondiale.

Candidats recherchés

Notre culture axée sur le mérite convient aux professionnels en quête d’une carrière et d’une vie sans limites. En plus de leur expertise, les membres de l’équipe sont coopératifs et consciencieux. Ils possèdent une grande motivation et se fixent des buts à atteindre, ce qui se reflète dans chaque interaction et tous les aspects de leur travail.

À propos du poste

Le spécialiste de la politique des services partagés des RH relève du gestionnaire des services partagés des RH et est responsable de l’examen des politiques et des lignes directrices globales en matière de ressources humaines, afin d’assurer la conformité aux exigences en matière de vérification et de fournir des renseignements stratégiques sur l’efficacité de divers stratégies, programmes et processus de RH. Le candidat retenu sera également responsable de tenir à jour la documentation sur le processus et d’examiner la politique et les procédures de saisie des données des RH. Il veillera à gérer les risques de l’ensemble des processus et du traitement des données des RH. Il réalisera des vérifications de la qualité et agira en tant que représentant des RH pour toute vérification touchant les processus ou les données des RH.

Les principales responsabilités du candidat retenu seront les suivantes :

  • expliquer les politiques, les procédures, les lois et les normes en matière de ressources humaines aux employés nouveaux et actuels;
  • traiter toutes les vérifications de conformité internes et externes;
  • trouver des possibilités d’améliorer les pratiques établies;
  • rédiger et tenir à jour la documentation sur le processus, les descriptions étape par étape de la façon d’exécuter un processus du début à la fin afin de préserver les connaissances sur le processus, de cerner les goulots d’étranglement et les obstacles et d’aider à accroître la productivité de l’équipe des services partagés des RH;
  • fournir une orientation, une rétroaction et un encadrement continus à l’équipe des services partagés des RH au besoin;
  • aider à gérer les systèmes et les outils actuels utilisés par les RH pour gérer les politiques, les procédures et les flux de travail de l’équipe;
  • analyser les données et déceler les tendances en matière de ressources humaines;
  • cerner des possibilités de réduction des processus manuels;
  • effectuer des examens des processus opérationnels et faire des suggestions régulièrement;
  • travailler avec les responsables des processus de RH, les experts en la matière et la direction afin d’analyser les paramètres de rendement des RH et d’autres données sur les personnes, puis de formuler des recommandations et de présenter des mesures pour améliorer les services des RH;
  • remplir toute autre fonction ou participer à tout autre projet que la direction des RH peut occasionnellement déterminer.

EXPERIENCE/EXPÉRIENCE

What You Bring
In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

  • Excellent organizational skills
  • Senior stakeholder management
  • Possess strong attention to detail and analytically driven
  • Able to manage time being effective in planning and organising work, showing an ability to meet deadlines
  • High aptitude to lead large-scale change management initiatives
  • University degree in HRM or related field and 5 years’ previous HR experience
  • Experience in various HR CoEs / domains, preferable in HR Process Review and Data Management
  • Knowledge of Montreal immigration and immigration practices other jurisdictions an asset
  • Knowledge of HRIS (HCM) systems a plus
  • Ability to proactively diagnose and solve medium to complex problems
  • Be a team player

Votre contribution
En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes :

  • excellentes compétences en organisation;
  • compétences en gestion des principaux intervenants;
  • attention particulière aux détails et à l’analyse;
  • capacité à gérer son temps en étant efficace dans la planification et l’organisation du travail et capacité à respecter les délais;
  • excellente capacité à piloter des initiatives de gestion du changement à grande échelle;
  • diplôme universitaire en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe et 5 ans d’expérience en RH;
  • expérience dans divers centres d’excellence ou domaines des RH, préférablement en examen du processus des RH et en gestion des données;
  • connaissance de l’immigration à Montréal et des pratiques d’immigration dans d’autres administrations, un atout;
  • connaissance des logiciels de gestion des ressources humaines (HCM), un atout;
  • capacité à déceler les problèmes de complexité moyenne à élevée et à les résoudre de manière proactive;
  • esprit d’équipe.

ABOUT THE MAPLES GROUP/À PROPOS DU GROUPE MAPLES

Over five decades, the Maples Group has grown from modest beginnings into one of the world's preeminent professional services firms, offering specialised fiduciary, fund administration, regulatory and compliance, entity formation and management and legal services on the laws of the British Virgin Islands, the Cayman Islands, Ireland, Jersey and Luxembourg.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice for details on how we handle personal information relating to job applicants.

Depuis ses débuts modestes, le Groupe Maples est devenu, en cinq décennies, l’une des plus importantes entreprises de services professionnels au monde, offrant des services spécialisés de fiduciaire, d’administration de fonds, de réglementation et de conformité, de formation et de gestion des entités ainsi que des services juridiques sur les lois des îles Vierges britanniques, des îles Caïmans, de l’Irlande, de Jersey et du Luxembourg.

 

Clause de non-responsabilité: tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des candidats à un emploi à l’adresse maples.com/privacy pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons les renseignements personnels des candidats à un emploi.

#LI-DNI

LOCATION

2000 McGill College Avenue Suite 2050 Montreal, Quebec H3A 3H3 Canada

BENEFITS/AVANTAGES SOCIAUX ET RÉCOMPENSES

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

  • Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
  • Competitive vacation packages
  • Educational assistance and professional development programmes
  • Savings or pension plan
  • Life insurance
  • Travel insurance
  • Global mental wellness programme
  • Sports clubs and social events 

Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques. Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :

 

  • une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);
  • des offres de vacances compétitives;
  • des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;
  • un régime de retraite ou d’épargne;
  • une assurance vie;
  • une assurance voyage;
  • un programme global de bien-être mental;
  • des clubs sportifs et des activités sociales.

APPLICATION DEADLINE/DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURE

20 April 2021 / 20 Avril 2021

 

Montreal's Top Employers 2021

APPLY FOR THIS JOB

APPLY NOW